Dashboard: khi nào cần và khi nào không
Dashboard chỉ đáng làm khi mỗi con số giúp một người ra quyết định và biết bước cần làm tiếp theo.
Mỗi số liệu đều cần một câu hỏi phía sau. Nếu người xem không biết sẽ làm gì khi thấy chỉ số tăng hoặc giảm, dashboard chỉ tạo thêm một việc phải theo dõi.
Một dashboard tốt không đứng một mình; nó dẫn người dùng từ tín hiệu đến việc cần kiểm tra và người cần xử lý.
Bắt đầu từ cuộc họp thật
Hãy nhìn một cuộc họp tuần: người quản lý cần quyết định điều chuyển hàng, điều chỉnh ca, theo dõi công nợ, hay gọi lại một nhóm khách? Mỗi quyết định sẽ dẫn đến một nhóm chỉ số khác nhau.
Nếu không có quyết định lặp lại nào, doanh nghiệp có thể chưa cần dashboard. Có thể thứ cần trước là quy trình thu thập dữ liệu hoặc một báo cáo đơn giản đúng thời điểm.
Mỗi chỉ số cần một lời giải thích ngắn
Với từng con số, hãy ghi định nghĩa, nguồn, tần suất cập nhật và người chịu trách nhiệm khi có bất thường. Nếu một chỉ số cần giải thích hơn vài phút, nó có thể chưa đủ tin cậy để đưa vào quyết định.
Đừng đặt hai số cạnh nhau nếu chúng được tính theo hai cách khác nhau. Sự rõ ràng quan trọng hơn mật độ thông tin.
Thiết kế đường đi sau con số
Một dashboard nên cho người dùng đi tới chi tiết: chi nhánh nào, nhóm hàng nào, ca nào hoặc đơn nào đang tạo ra tín hiệu. Sau đó cần có người và thời hạn kiểm tra.
Bỏ bớt những biểu đồ chỉ để “xem cho biết”. Phần còn lại sẽ dễ dùng hơn và có cơ hội trở thành một phần của nhịp quản trị hằng tuần.
Ba điểm này giúp dashboard trở thành công cụ quản trị, không phải bộ sưu tập biểu đồ.
Dashboard bắt đầu từ một quyết định, không phải từ một biểu đồ
Một dashboard chỉ hữu ích khi người xem biết mình sẽ làm gì sau khi thấy con số. Nếu chỉ số không dẫn đến hành động, nó tạo thêm việc đọc mà không giúp vận hành tốt hơn.
Ba câu hỏi để làm rõ
- 01. Người quản lý cần đưa ra quyết định nào theo tuần hoặc theo ngày?
- 02. Con số lấy từ đâu và cập nhật khi nào?
- 03. Khi chỉ số bất thường, ai sẽ kiểm tra nguyên nhân và trong bao lâu?
Bước tiếp theo phù hợp
Chọn ba chỉ số liên quan trực tiếp đến một quyết định, viết định nghĩa và nguồn dữ liệu cho từng chỉ số. Thử trong một tháng với người sẽ dùng nó. Bỏ những biểu đồ không dẫn đến hành động và bổ sung chi tiết cho những câu hỏi lặp lại.
Có một việc doanh nghiệp muốn cải thiện?
Inventum Solutions cùng đội ngũ rà lại luồng việc, dữ liệu liên quan và điểm bàn giao trước khi đề xuất hướng triển khai.
Trao đổi dự án ↗